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01/11/2007
Un contrato abierto, “por lo que se ofrezca”

 

El Servicio de Administración y Enajenación de Bienes (SAE) fue creado en el sexenio anterior, a partir del Fideicomiso Liquidador de Instituciones y Organizaciones Auxiliares de Crédito (FIDELIQ) y del Servicio de Administración de Bienes Asegurados (SERA). Su función principal es recibir bienes, empresas y activos financieros de diversas entidades transferentes para administrarlos, enajenarlos o destruirlos.

 

Desde el inicio, esta institución ha operado con una clara orientación al outsourcing: tiene subcontratado el servicio de empresas que le administran, almacenan y clasifican los bienes que recupera, y también trabaja con 500 abogados externos –pertenecientes a despachos– quienes se dedican a recuperar la cartera de crédito.

 

La infraestructura de software del SAE está conformada por 11 sistemas y subsistemas que operan en tres plataformas diferentes: 1) el Sistema Integral de Administración de Cartera, basado en aplicaciones de Progress Software; 2) el Sistema de Bienes y Donaciones, con software de Oracle; 3) los sistemas de administración en general y los mandatos, con Lenguaje de Consulta Estructurado (SQL). A estas aplicaciones se les han incorporado algunas adecuaciones y mejoras, así como nuevos desarrollos.

 

 

Un modelo previsor

 

Para mantener estas plataformas de software, el modelo de tercerización adoptado por el SAE funciona con un contrato abierto, producto de un proceso de licitación. Para ello, la institución hace un estimado del dinero que podría invertir en el contrato, aunque sólo está obligado a cumplir con un mínimo del 40% de esa cifra. Esto significa que tiene la libertad de ejercer o no el 60% restante, según lo necesite.

 

Luis Young, director ejecutivo de Tecnología de la Información del SAE, explicó que cuando él se incorporó a la institución en marzo de 2006, aún estaba en proceso de licitación el primer contrato que contemplaba un esquema similar, aunque no como el vigente. El contrato fue ganado por la empresa MAEC y duró ocho meses.

 

Debido al cambio de sexenio, no se pudo ampliar el acuerdo a largo plazo, así que en mayo pasado se firmó con la misma empresa una extensión por el resto de 2007, ya con el modelo actual. La intención del SAE es que en el 2008 se licite un contrato plurianual por tres años y medio.

 

El SAE define los perfiles de analistas de sistemas, programadores y documentadores, quienes deben cumplir con las características y certificaciones que la dependencia considere adecuadas para cada una de tres plataformas, en el entendido que si solicita personal “muy calificado”, le costará más. La empresa proveedora contrata al personal, que debe aprobar el SAE, y lo asigna para que trabaje en el mantenimiento de los sistemas.

 

 

Una cuidadosa supervisión

 

La práctica de “no crecer la estructura sino la contratación de servicios” fue heredada a la a la actual Dirección Ejecutiva de Tecnología de la Información (DETI), ya que FIDELIQ y SERA desarrollaron software “en casa”. Cuando se formó el SAE, se contrató de forma interna a personal que conocía tales sistemas, así como a terceros para que dieran mantenimiento a estas aplicaciones.

 

Actualmente, la DETI está integrada por 23 personas y se divide en las áreas de Desarrollo y de Operación. En la primera trabajan tres personas quienes atienden su correspondiente plataforma de software, y reciben el apoyo por otras tres personas.

 

Cada coordinador supervisa al personal asignado por la empresa proveedora para mantener su plataforma. También expone los requerimientos técnicos, controla los entregables y supervisa que el servicio recibido se apegue a lo asentado en el contrato.

 

Para apoyar esta labor de control, dos personas de la DETI realizan pruebas independientes de calidad, tanto de los desarrollos internos como de los diseñados por terceros. También realizan pruebas funcionales junto con los usuarios y certifican los sistemas. El resto del personal de la DETI se encarga de operar las telecomunicaciones y la seguridad.

 

El equipo de trabajo del proveedor se instala en uno de los edificios que tiene el SAE. Aquí se encuentra también un administrador –quien no está dentro de los costos del SAE sino del proveedor– que funciona como enlace para arreglar asuntos de toda índole.

 

Cada mes se revisa el trabajo realizado. En el contrato se establece que si una persona adscrita por el proveedor no cuenta con los conocimientos solicitados, la empresa tiene la obligación de sustituirlo en un plazo máximo de dos semanas. El SAE puede analizar a los nuevos candidatos y aplicarles exámenes, hasta quedar satisfecho con la persona a contratar.

 

 

Desarrollos “llave en mano”

 

El personal externo que trabaja para el SAE es variable –fluctúa entre 40 y 60 técnicos– y está dedicado exclusivamente al servicio de mantenimiento. El 60% que queda libre en el contrato, el SAE lo aprovecha para encargar desarrollos más grandes e integrales que por su magnitud o tipo no pueden ser considerados dentro del mantenimiento. Estos desarrollos, denominados “llave en mano”, se realizan de acuerdo con los requerimientos específicos de la institución y se reciben listos para operar.

 

En este caso, el procedimiento es el siguiente: una vez que la DETI definió sus requerimientos, solicita a MAEC cotizar el desarrollo de la aplicación. Si su oferta es aprobada, se le asigna el proyecto y se incorpora un anexo al contrato abierto, en el que se establecen los entregables, la descripción funcional, los modelos de uso, el manual de usuario, la capacitación y la garantía de un periodo de estabilización para corregir los problemas que surjan.

 

Pero si el SAE considera que el presupuesto es elevado, entonces realiza una licitación para buscar un precio más competitivo en el mercado. Es decir, depende de la empresa ganar o no ese proyecto sin necesidad de competir con otros proveedores.

 

La ventaja para el SAE radica en que no tiene que licitar y puede ser más ágil en sus desarrollos. Asimismo, la institución contratante es la responsable de coordinar el desarrollo y definir los requerimientos, esquemas de prueba, procesos y los plazos y condiciones que debe cumplir la empresa proveedora. Además, en cada proyecto se establecen penalizaciones particulares.

 

“Hay que ser muy estrictos en cuanto al personal que asigne el proveedor ya que debe cumplir el perfil solicitado. No es fácil conseguir personas certificadas a bajo costo”, señaló Young.

 

También es importante que el personal que trabaja dentro del SAE, en particular los responsables de coordinar el trabajo con el proveedor, tengan un conocimiento profundo del mercado, incluyendo sus costos, para sacar el máximo provecho al establecer los controles y niveles de servicio.

 

Con este modelo, el SAE ha invertido entre 16 y 17 millones de pesos en mantenimiento de sus sistemas y desarrollo de código durante este año.





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