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01/04/2008
Homologar la contabilidad municipal, sí es posible

Desde hace cuatro años, los 38 municipios de Coahuila han empleado el Sistema Integral de Información Financiera propuesto por la Auditoría Superior del Estado. Esto les ha dado mayor transparencia presupuestal y un incremento en su recaudación local.

 

 

Cuando apenas iniciaba la actual década, el Congreso de Coahuila tuvo la visión de crear un sistema contable homogéneo para todos los municipios del estado. Para lograrlo, reunió a los municipios, a la Auditoría Superior del Estado (ASE) y al Poder Ejecutivo Estatal para financiar una parte del proyecto.

 

No partían de cero porque ya existía un sistema desarrollado en el 2000 por una empresa a solicitud de la entonces Contraloría –la actual Secretaría de la Función Pública del estado. El congreso pidió a la ASE que tomara en sus manos el proyecto.

 

La iniciativa tenía sentido porque en esta entidad estatal había más de 100 cuentas públicas, de las cuales más de 50 correspondían a los municipios y a sus organismos. Además, la fiscalización que hacía la ASE a los municipios se basaba en elementos poco confiables, lo que forzaba a un proceso de revisión que se apoyaba demasiado en examinar gabinetes de documentos municipales cada tres meses.

 

Por si fuera poco, con cada nueva administración local cambiaban los esquemas contables y los auditores debían encontrarle el nuevo modo para hacer las revisiones.

 

Para Armando Plata, auditor superior del estado de Coahuila, no era una buena idea que el proyecto del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) fuera encabezado por la ASE. “Me oponía a que fuéramos el intermediario tecnológico porque somos fiscalizadores y esa actividad se podría contaminar, lo mismo que el servicio de sistemas que tendríamos que dar”, explicó.

 

Por ello la solución consistió en crear un equipo a cargo del SIIF que se deslindó por completo de cualquier labor de fiscalización. Así, de auditores, pasaron a ser proveedores de un servicio.

 

 

Un perfil para cada municipio

 

Pero faltaba que los municipios apoyaran la iniciativa. Fue necesario organizar reuniones regionales con varios alcaldes, a las que también asistían diputados y funcionarios de la ASE. La negociación se llevó a cabo en el 2000, y en febrero de 2001 el estado logró firmar el convenio de colaboración con los 38 municipios. Para implementar el proyecto, la ASE capacitó equipos integrados por una persona del área de Sistemas y por un contador, quienes analizarían la situación de cada municipio, para luego capacitar al personal e implantar el sistema.

 

Se dividió al estado en cuatro regiones: Laguna, a la que se asignó un equipo; Norte, con dos equipos; Centro, dos equipos, y Sureste, con un equipo. Además había otro equipo conformado por Julio Lerma, coordinador estatal del SIIF, y Francisco Salazar, director de Tecnologías de la Información de la ASE, quienes supervisaban la labor general de los demás grupos en el estado. Este enfoque regional permitió que la implementación fuera casi simultánea en todos los municipios.

 

En cada ayuntamiento se elaboró un diagnóstico en el que el contador observaba la operación contable de su municipio y evaluaba posibles modificaciones al sistema para mejorarlo y depurarlo. También se valoraba el personal que utilizaría el sistema y su preparación. Por su parte, el encargado de TI realizaba un levantamiento para determinar las necesidades de infraestructura y equipamiento.

 

Ese diagnóstico permitió crear un perfil para cada municipio y en función de éste se implementaron equipos, se configuró el software y se capacitó al personal en los módulos que se instalarían. El objetivo era descentralizar la operación y no depender de un experto para operar el sistema.

 

Para 2004, los municipios coahuilenses trabajaban con todos los módulos del SIIF. Desde entonces, la ASE se ha dedicado a mejorar el sistema y a darle mantenimiento. También brinda apoyo técnico elemental –para ayuntamientos pequeños y medianos– y capacita al personal cuando es necesario.

 

 

El modelo SIIF

 

Si bien el sistema informático desarrollado por la empresa Advanced Business Systems es importante, el SIIF no se puede entender sin otros tres pilares, es decir, las estructuras financieras, la normativa y los procesos. La herramienta por sí sola no logra un cambio radical.

 

Las estructuras financieras son los principios de contabilidad con los cuales se opera. La ASE compiló y entregó a los municipios documentación como un catálogo de cuentas y una guía de la clasificación del gasto, entre otras cuestiones de técnica contable.

 

Durante los dos años de implementación, la ASE trabajó en estandarizar estas definiciones contables para eliminar la discrecionalidad en la operación. El problema era que cada ayuntamiento utilizaba criterios diferentes para clasificar sus movimientos y un mismo gasto en varios municipios podía afectar a diversas partidas, por ejemplo.

 

Con la homologación lograda, no sólo se incrementó la confiabilidad de la información, sino que los 38 municipios operan hoy bajo los mismos principios contables. La Auditoría Superior se aseguró que las definiciones contables se apegaran a las normas y políticas vigentes e incluso realizó las modificaciones pertinentes.

 

Pero el eje central es la contabilidad por eventos. Por lo general, las áreas de una organización realizan una serie de procesos contables y después envían la información al departamento responsable para que haga el balance de cuentas. Aún automatizado, sigue siendo un procedimiento complejo.

 

Cada diciembre, la ASE carga en el sistema el presupuesto y la Ley de Ingresos que usará el ayuntamiento durante el siguiente año. Así, en conformidad con la Ley, el sistema se asegura que ningún funcionario o municipio haga cobros no autorizados.





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