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01/10/2003
Gestión de TI
Profeco: Prácticas innovadoras para licitar
Para resolver una caótica infraestructura tecnológica, la Procuraduría Federal del Consumidor recurrió a un creativo e innovador modelo para licitar la adquisición de la solución a sus problemas.


En la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco) imperaba el caos en materia tecnológica. Tenían muchos pequeños desarrollos -casi 60-, todos hechos en casa y en diversas plataformas. Por ejemplo, el más complejo era el de la nómina. Tenían un servidor antiguo, un conmutador casi inservible y ninguna de las soluciones estaba enlazada. El intercambio de información entre las 39 delegaciones, antes 57, era un desorden: cada una enviaba datos en diferentes formatos y fechas.

La conciliación de los datos se hacía manualmente. No sólo era complicado, sino centralizado. La comunicación entre las 150 diferentes oficinas de la Profeco en la República mexicana era por medio de módem. "Teníamos muchos problemas. A veces olvidaban desconectarse y las cuentas de teléfono eran escandalosas", cuenta la procuradora María Eugenia Bracho.


La innovación para licitar

Antes de elegir cómo resolver la situación, hicieron un análisis de la infraestructura de tecnología de la información y comunicaciones con que contaban. Desde un principio, Bracho y su equipo pensaron en el modelo de outsourcing, "porque el departamento de informática no solucionaría solo todos los problemas".

La invitación fue abierta. Se realizó un documento, dirigido a la Asociación Mexicana de la Industria de Tecnologías de Información, A.C. (AMITI), con el propósito de que ayudaran a la Profeco en la difusión del proyecto. El objetivo era recibir a los participantes registrados en esta asociación para el desarrollo del sistema y obtener de éstos las diferentes opciones que existen en el mercado para solucionar el caos que imperaba en la Procuraduría.

Los proveedores asistieron a una cita en la que fueron atendidos, al menos, por dos funcionarios de la Profeco. En este primer encuentro, "los que hablamos fuimos nosotros. Les explicamos nuestras necesidades y el estado en que funcionaba la Procuraduría", comenta Néstor Galván, coordinador especializado en informática de la Profeco.

En esas juntas de trabajo, la Procuraduría proporcionó información de cómo trabajaban en determinadas áreas y qué cargas de trabajo tenían. Para obtener estos datos hubo que recabar información área por área, departamento por departamento y, en ciertos casos, funcionario por funcionario. "A través de este conteo medimos cuántos flujos posee cada oficinista, qué etapas y qué procedimientos ocurren durante esos flujos, quiénes son los actores de esos flujos, en qué cantidad y qué tan complejos son", explica la procuradora.


Puertas abiertas

Paralelamente, el equipo de la Profeco publicó en internet un sistema para que los proveedores que quisieran concursar en la licitación, enviaran sus preguntas. La promesa era que la dependencia haría un esfuerzo por contestarlas todas. "Llegaron 120 preguntas", recuerda Galván.

Para responder a las inquietudes de los participantes, un equipo de la Profeco, integrado por cuatro personas, convocó a una reunión pública a todos las empresas deseosas de concurrir a la licitación. En el auditorio de la dependencia se reunieron 20 diferentes empresas y los encargados de la institución.

Una vez mostrado el esquema y que los proveedores tuvieron la información, Galván y su gente recibieron entre 25 y 30 propuestas. Los participantes mostraron sus ofertas de solución y qué es lo que sus productos podían hacer para enmendar y alinear al orden tecnológico el desconcierto informático de la Profeco. Cuenta Galván: "Las proposiciones eran precisas y claras. También evaluamos las diferentes plataformas de cómputo que podíamos elegir. Con las propuestas en la mano y una vez designada la plataforma técnica, pudimos realizar el documento que serviría de pre-base de licitación".

La investigación para elegir la plataforma inclinó a la Procuraduría por Unix. "Este sistema está altamente probado, es muy robusto y se utiliza en instituciones que tienen un área central de cómputo y tienen muchas sucursales o delegaciones, como el caso de Profeco", explica Galván.


La licitación

Para la publicación de la licitación, la Profeco consideró procedimientos de compra y cuestiones administrativas que contempla la Ley de Adquisiciones. El objetivo era obtener un sistema con base no en su costo presente, sino en el costo a cinco años. "No se trataba sólo de un contrato multianual, queríamos un sistema con costos de multiexpansión y con opción de compra", explica la procuradora Bracho. Esta metodología les permitía comparar si, inicialmente, la adquisición era barata, pero costosa en su mantenimiento y expansión. Un apartado de la Ley de Adquisiciones también ofrece la posibilidad de evaluar licitaciones conforme a criterios de costo-beneficio. Así que, instruidos e informados, los integrantes del comité de la Profeco estaban preparados para lanzar la licitación.

Antes de emitirla, se creó un centro de documentación específico para la institución. En este sitio, las empresas que acudieron al concurso podían revisar toda la información (consultar manuales, procesos, flujos, entre otros detalles). "Ahí estaban todos los datos para hacer un traje exactamente a la medida. Les dijimos qué necesitábamos con base en lo que hacíamos", recuerda la procuradora.

La licitación se publicó y el plazo fue fijado a cinco años. "Calculamos la vida útil del sistema. El plazo elegido es suficientemente largo para calcular diferentes costos, y necesariamente corto para no incurrir en errores de medición", expone Rangel Frausto, coordinador general de asesores. La empresa ganadora fue Unisys.

Sin duda, la licitación de la Profeco fue una novedad para las empresas participantes. Algunos de los comentarios que recibieron en la dependencia destacaban que regularmente no se les otorgaba tanta información para armar un proyecto. También le señalaron al comité que el proceso de involucramiento había sido muy útil, porque conocieron por dentro los requerimientos que tenía la Procuraduría. Todo este proceso previo para publicar la licitación tomó un año completo.

Contra la queja constante de los participantes en una licitación (de que deben realizar "trajes a la medida" sin conocer al cliente), la Profeco les puso la muestra, el botón y el casimir. El comité no sólo les dio información valiosa, sino que les exigió parámetros estrictos, horas de consultoría anuales, actualizaciones en un periodo de cinco años y acceso a parches, entre otras peticiones.

Al conocer las empresas las medidas del cliente y los parámetros definidos, no tuvieron mayor problema para formular sus propuestas.
 
 
 
 
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