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05/10/2010
Factura electrónica, lo que hay que saber

El 1 de enero de 2011 entra en vigor la obligatoriedad del uso del comprobante fiscal digital. En principio, no es para todos. ¿Quiénes son los obligados? ¿Cuáles son las excepciones? ¿Qué beneficios aportará?

 

La factura electrónica no es nueva en México. Tenemos más de cinco años de experiencia en su uso, ya que se utiliza de manera opcional desde 2005. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2011 será obligatoria y provocará un cambio de paradigma importante en la fiscalización del gobierno mexicano.

 

El cambio no será radical y, por el contrario, será gradual para dar oportunidad a que los contribuyentes descubran los beneficios del nuevo modelo. En un plazo de dos años se hará la transición a un esquema de facturación completamente digital en el que no habrá excepciones.

 

“Queremos hacerlo de manera paulatina, pero el objetivo final es que todos estén montados en la factura electrónica por todos los beneficios que tiene, desde reducción de costos hasta seguridad y control; eventualmente será obligatorio para todos y recomendaría incorporarse antes al nuevo esquema porque ya tendrán un conocimiento de cómo funciona cuando no haya excepciones y será más fácil para ellos”, aseguró Carlos Garza Cantú, administrador general de Servicios al Contribuyente del Sistema de Administración Tributaria (SAT).

 

Por su parte, Marco Bolaños, especialista en temas de factura electrónica de GS1 México (antes Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico-AMECE), afirmó que “es un hecho que los contribuyentes tienen que hacer algo, ya sea imprimir más comprobantes tradicionales, o migrar este año a la facturación digital”.

 

¿Quiénes están obligados?

 

A partir del próximo año todas las personas físicas o morales que hayan tenido ingresos mayores a cuatro millones de pesos durante el ejercicio fiscal 2009 están obligadas a emitir facturas electrónicas. La excepción es en las transacciones menores a dos mil pesos, para las que existe la opción de emitir facturas en papel.

 

“Damos esa posibilidad porque en ese tipo de transacciones se puede usar efectivo, y tienen la opción de administrarlo de manera diferente”, explicó Garza Cantú.
Hay otra salvedad: hasta el 31 de diciembre de este año los impresores autorizados podrán hacer recibos, con vigencia de dos años. Las personas físicas o morales que así lo deseen pueden imprimir facturas y usarlas hasta que se les acaben o caduquen, sin importar el monto de la transacción, incluso para aquellos que superen el tope de cuatro millones de pesos.

 

Entre 2002 y junio de 2010 alrededor de seis millones de contribuyentes solicitaron comprobantes fiscales. De ese universo –que incluye a muchas personas que no están activas–, 280 mil personas físicas y morales son las que están obligadas para la facturación digital el próximo año.

 

 

Beneficios

 

Los beneficios son muchos para todas las partes involucradas: para la autoridad representa un mayor control, en particular porque cualquier comprobante impreso es falsificable, mientras que una factura electrónica no lo es, incluso en su representación impresa. De 2006 a 2008 hubo 38 mil millones de pesos soportados en facturas falsas, según datos del SAT.

 

El contribuyente tampoco puede negar que solicitó la autorización de facturas con su Firma Electrónica Avanzada (FIEL), además que el documento también incorpora un código de barras bidimensional como dispositivo de seguridad en los comprobantes.

 

Otra ventaja es que elimina actividades que no generan valor, como la revisión, captura de documentos y firmas de autorización, que requieren de personal y carga administrativa. Además, el manejo de documentos electrónicos es más barato porque minimiza la impresión de papel, y se elimina la intermediación de los impresores, los servicios de mensajería y los espacios físicos asignados para almacenar documentos.

 

Según un estudio de GS1 México, la administración de cada factura de papel cuesta alrededor de 163 pesos, mientras que con la factura electrónica se reduce a 34 pesos, un 80% menos.

 

Una diferencia importante entre la factura que ha operado hasta ahora, que podría llamarse la factura 1.0, y la que entrará en vigor en 2011, que sería la 2.0, es que la autoridad tendrá información sobre los datos de la transacción, lo que antes no ocurría, porque sólo se enteraba del folio.

 

“Para el contribuyente, la factura electrónica significa obtener sus devoluciones más rápido, y para la autoridad, le ayuda a dirigir los actos de fiscalización con más precisión”, comentó Garza Cantú.

 

Proveedores certificados

 

El 1 de enero de 2011 ya no habrá impresores autorizados, aunque se mantiene la figura de un tercero, que será el responsable de certificar las facturas emitidas por los contribuyentes.

 

Se trata de empresas que asignarán folios a cada comprobante electrónico y le pondrán un certificado digital que, junto a la FIEL del contribuyente, le dará validez legal al documento.

 

Para la factura 1.0 hay 25 entes certificadores autorizados y no está claro cuántos habrá para la nueva etapa, porque es muy reciente la publicación de las reglas de operación. Con respecto a los contribuyentes obligados a emitir comprobantes electrónicos, 37% de las personas morales tienen su FIEL y sólo 20% de las personas físicas.

 

Aunque el proceso será por medio de estos proveedores, para los contribuyentes que requieran imprimir unas cuantas facturas el costo será muy bajo y no tendrán problemas. De hecho, el negocio para estas empresas no está en la emisión de las facturas, sino en el valor agregado que les ofrecen a los clientes (por ejemplo, para ligar la información a sus sistemas contables o a los procesos de la empresa).


El SAT incluso obligará a que todos los proveedores autorizados ofrezcan una herramienta gratuita para emisión de facturas electrónicas que podrá ser usada por los contribuyentes que no requieran de un servicio complejo para emitir su factura. Por supuesto, será una versión muy básica y limitada, pero suficiente para cubrir las necesidades de los contribuyentes pequeños.

 

Para todos los usuarios, el SAT mantendrá almacenada durante un año la información de las facturas electrónicas, hasta que la persona presente su declaración anual. Sin embargo, la información de datos anteriores implicaría un servicio adicional para buscar los documentos electrónicos y tendría un costo que todavía no se ha establecido.

 

¿Cómo opera el nuevo esquema?

 

Estos dos sencillos diagramas muestran las diferencias entre el proceso actual (2010) y el que entrará en vigor en 2011.

 

f


2010

 

El contribuyente emisor acude con un impresor autorizado.

 

El impresor solicita autorización de facturas del SAT, que entrega los folios autorizados.

 

El impresor entrega el block de facturas al contribuyente que tiene una caducidad de dos años.

 

Se entrega factura al cliente.

 

2011

 

El contribuyente emisor solicita la FIEL (Firma Electrónica Avanzada) al SAT.

 

El contribuyente solicita autorización de facturas con Dispositivo de Seguridad gratuito (el sello digital del tercero autorizado y un código de barras que se incluye en la factura).

 

Impresión de factura con los dispositivos de seguridad por propios medios (en una impresora casera, por ejemplo) o con un impresor.

 

Se entrega factura al cliente.

 

 

 

La CFE emite 200 millones de facturas al año

La Comisión Federal de Electricidad (CFE) es quizá el principal generador de facturas electrónicas en México. Cada dos meses emite 33 millones de comprobantes, incluyendo a la clientela que heredó de la extinta Luz y Fuerza del Centro (LyFC).

Una vez que el SAT anunció que harían obligatorio el uso de la factura electrónica, la CFE decidió moverse en esa dirección e invirtió 500 mil dólares para implementarla.

Gerardo Treviño, jefe de Informática de CFE, señaló que la meta era terminar 2009 con todas sus facturas de manera electrónica y lo lograron. Unos 200 mil dólares de esa inversión se destinó a la conformación de un motor para generar facturas. De esta forma, a partir de enero pasado todos sus recibos incluyen la cadena digital.

Treviño reconoció que el reto no fue sencillo, ya que CFE es tan grande que se utiliza más de un servidor central para generar la facturación. Ésta se divide en 60 regiones para hacer la dispersión en todo el territorio nacional. Por este motivo fue necesario un acuerdo con el SAT, para que en vez de que se les diera una serie única de folios para toda la CFE, se les otorgaran folios a cada una de las 60 regiones. Es decir, que se le tratara como si fueran 60 “empresas diferentes”.

En un cálculo conservador, CFE emitirá este año 200 millones de facturas. Cabe señalar que el 80% de sus usuarios son comerciales y se les cobra cada bimestre, mientras que sus clientes industriales reciben una factura cada mes.

Para los usuarios corporativos se desarrolló un software muy sencillo que sirve para enlazarse con el sistema de facturación de CFE y les permite recibir cada mes la factura electrónica. Es una herramienta muy útil, porque el usuario no necesita buscarla en el portal, y para CFE es una garantía de que el usuario recibió la factura en tiempo y forma.

En la primera etapa, esta herramienta se aplicará sólo para los grandes corporativos; después se incluirá a las empresas más pequeñas. El objetivo de la CFE, según Treviño, es incentivar el uso electrónico. “Para que realmente valga la pena una estrategia de factura electrónica es necesario dejar de imprimir recibos”.

En 2011, la CFE quiere tener a todos sus grandes clientes corporativos –unas 20 mil empresas– en esta modalidad. “Aunque el sistema es muy fácil de instalar, lo estamos haciendo de manera gradual para tener control”, explicó el funcionario.

Agregó que el mayor problema está con los clientes caseros, debido a las limitaciones de acceso a Internet. Si CFE no puede asegurar que va a entregar el 100% de los recibos de una colonia de manera electrónica, entonces deben seguir enviando a una persona que entregue los recibos. “Hasta nos saldría más caro, porque a mí me cuesta lo mismo mandar mil recibos que 200. Mi costo por unidad se dispararía”, aseveró Treviño.

Por lo pronto, para los hogares hay dos opciones disponibles: recibir el comprobante por correo electrónico o descargarlo del portal. En ambos casos es necesario proporcionar datos y Treviño reveló que tienen registrados a 700 mil usuarios a nivel nacional, que en comparación con sus 33 millones de clientes es todavía una cifra muy baja.

 

 

El SAT funciona con ciclos mensuales y se estaría enterando de las transacciones en un máximo de dos días después de realizada una transacción, por medio de un reporte entregado por cada uno de los proveedores autorizados.

 

Las facturas electrónicas tienen un doble candado de seguridad: el primero es la FIEL del contribuyente que emitirá la factura, y el segundo es el sello que pone el certificador. El proceso se efectúa en línea y en tiempo real.

 

Es un proceso similar a cuando se autoriza una transacción con tarjeta de crédito: antes de sellar el comprobante fiscal digital, el proveedor checa con el SAT que el contribuyente esté al corriente con sus obligaciones y, en caso afirmativo, recibe un folio para crear el documento.

 

Hasta septiembre de 2010 se habían expedido en México más de 849 millones de facturas electrónicas, de las cuales cerca del 56% se emitieron en los primeros nueve meses de 2010, según el SAT.

 

Carlos Garza Cantú explicó que la factura electrónica es un gran tema a nivel de América Latina y los dos países que están más comprometidos en su desarrollo son Brasil y México. En Brasil ya funciona, pero todavía no se lleva a un nivel de menudeo, lo que sí ocurrirá en México a partir de enero.

 

Todas las miradas de los países latinos estarán puestas en nuestro país, pues será la primera experiencia de la zona que lleve la comprobación digital a un nivel masivo con altos grados de facturación.

 
 
 
 
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Comentarios sobre este artículo
 
12 comentario(s), mostrando 5 por página
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MARICELA | 07/05/2014 17:32:09
CFE ARCHIVO XML
LA explicación es correcta, lo que no de puede es obtener el archivo XML el cual Hacienda es el
que importa
MARICELA | 07/05/2014 17:29:08
CFE ARCHIVO XML
La explicación
Mario | 04/02/2014 14:32:08
De nada sirve
La CFE, donde donde bajar archivo xml. Asi como muchas otras empresas, ejem. Benavides, etc.
Estela Soto | 27/05/2013 15:37:36
Archivos XML
Como obtengo los archivos XML de la facturación electrónica
Rosa María Moreno Wendulay | 04/11/2011 17:39:27
Facturas Electrónicas.
Es muy importante que los contribuyentes, comienzen apartir de este año comienzen a utilizar las facturas electrónicas, ya que es mas practico para las instituciones y también para ellos mismos. Entre algunas de las ventajas estan la de reducción de costos, así como también que no hay manera de que sean falsas entre otras.
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